HRM en Communicatie briefen samen

Een briefing is binnen arbeidsmarktcommunicatie misschien nog wel belangrijker dan normaliter. Bij arbeidsmarktcommunicatie komen de vakgebieden HRM/Recruitment enerzijds en Communicatie anderzijds samen. Twee vakgebieden die niet altijd op een lijn zitten. Daarnaast komt het bij arbeidsmarktcommunicatie vaak voor dat HRM/Recruitment de lead heeft. Een goede arbeidsmarktcommunicatiebriefing zorgt ervoor dat het bureau weet wat er wordt verwacht, maar zorgt er ook intern voor dat de gelederen gesloten zijn.

Arbeidsmarktcommunicatie
Arbeidsmarktcommunicatie is het structureel communiceren naar de interne en externe arbeidsmarktdoelgroepen en hun beïnvloeders met als doel het werven van nieuwe medewerkers, het positief beïnvloeden van het werkgeversmerk en/of het contact onderhouden met huidige, potentiële en oud-medewerkers (employee relationship management). Een arbeidsmarktcommunicatiebriefing kan voor uiteenlopende doelen worden gemaakt. Dat varieert van een meerjarige werkgeversimagocampagne tot een herbruikbare carrièrebeursstand of een zogenaamde ‘werken bij’-website.

Checklist schriftelijke brief
Deze 11 punten vormen een goede basis voor een schriftelijke brief van de opdrachtgever aan het (arbeidsmarkt)communicatiebureau.

1. Aanleiding
Wat is de aanleiding om een externe partij te vragen een bijdrage te leveren? Probeer in de aanleiding de koppeling te leggen met HRM- en organisatiestrategie. Bijvoorbeeld: Een fabriek gaat een nieuwe productielijn opstarten om naast aardappelsnacks ook vleessnacks te gaan produceren. Om deze lijn te beheren zijn nieuwe medewerkers nodig.

2. Opdrachtgever
Een korte omschrijving van de opdrachtgevende organisatie. Zelfs wanneer je al langer met de externe partij werkt, is het goed om de basisgegevens nog eens op een rij te zetten. Denk hierbij aan de kernactiviteiten, productbeschrijvingen, omzet, organisatiestructuur enzovoort.

3. Betrokkenen bij opdrachtgever
Wie zijn van opdrachtgeverszijde betrokken bij het project? Alleen HRM of ook Communicatie? Waar kan het bureau terecht voor vragen met betrekking tot het proces of de inhoud?

4. Opdracht
Wat is de concrete opdracht die aan de externe partij wordt verstrekt? Oftewel: wat moet de externe partij opleveren. Wees hierbij zo concreet (lees: meetbaar) mogelijk.

5. Situatiebeschrijving
Beschrijf kort de huidige situatie. Denk hierbij aan de arbeidsmarkt, interne en externe ontwikkelingen, arbeidsmarktconcurrenten e.d. Verwijs eventueel naar relevante bijlagen zoals het (sociaal) jaarverslag, HRM-cijfers, marktonderzoeken en/of het arbeidsmarktcommunicatieplan.

6. Doelstelling
Wat is de doelstelling voor de campagne? Denk hierbij aan het veranderen van één of meer van de drie doelstellingen van arbeidsmarktcommunicatie: directe werving, employer branding en/of employee relationship management. Zorg ervoor dat deze doelstellingen zo concreet (SMART) mogelijk worden beschreven.

7. Doelgroep
Beschrijf de doelgroep zo concreet mogelijk. Zaken die van belang kunnen zijn: geslacht, leeftijd, opleiding, regio, gezinssituatie etc. Steekwoorden of associaties geven vaak ook een goed beeld. Denk hierbij aan omschrijvingen als ‘RTL 4-kijkers’, ‘stationwagenrijders’ en ‘Volkskrantlezers’.

8. Boodschap
Wat moet de doelgroep worden verteld middels de campagne? Maak een korte lijst van de te communiceren boodschappen in volgorde van prioriteit. Bedenk hierbij dat steeds slechts één hoofdboodschap gecommuniceerd kan worden.

9. Planning
Geef duidelijk aan wanneer je een voorstel van de externe partij verwacht, wanneer het project moet gaan lopen en wanneer de meetpunten en evaluaties zijn. Vergeet niet dat je als klant ook bepaalde deadlines hebt die je moet vermelden. Het bureau kan alleen deadlines halen als de klant haar deadlines ook haalt.

10. Beschikbaar budget
Wat is het budget voor de opdracht? Wees duidelijk wat wel en niet binnen het budget valt: alleen mediakosten, of ook de kosten voor creatie en projectbegeleiding van het bureau, bijvoorbeeld.

11. Randvoorwaarden
Aan welke randvoorwaarden moet worden voldaan? Denk hierbij aan juridische beperkingen en aan etnische of sociale gevoeligheden. Ook zaken als ‘in lijn met de huisstijl’ of ‘in lijn met vorige campagne’ etc. kunnen belangrijke randvoorwaarden zijn.

 

Martijn Hemminga is een expert op het gebied van arbeidsmarktcommunicatie. Vanuit zijn bedrijf Nr29 arbeidsmarktmanagement & arbeidsmarktcommunicatie adviseert, begeleidt en helpt Martijn Hemminga werkgevers bij het professionaliseren van hun arbeidsmarktcommunicatie.

Daarnaast schrijft hij veel over het vak op websites als Amcinfo.nl, Interne-communicatie.info, Vacatureteksten.info en Referral-recruitment.eu. In 2012 is het boek ‘Bouwen aan Het Nieuwe Employer Brand’ verschenen, waarvan hij een van de auteurs is.

Martijn Hemminga heeft eind 2006 de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie mede-opgericht en stond begin 2008 aan de wieg van Werf& , vakmagazine over arbeidsmarktcommunicatie.

Dit bericht is geplaatst in berichten. Bookmark de permalink.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *