Een goede briefing geeft verwachtingen en randvoorwaarden

Een goede briefing is in mijn ogen flexibel en dus per aanvraag verschillend. Vaak zien wij een standaard document voorbijkomen dat wordt ingevuld om de snelheid te bespoedigen. Maar af en toe zie je ook een briefing voorbijkomen die precies doet wat er van verlangd wordt: het aangeven van verwachtingen en randvoorwaarden van een project op een concrete manier.

Aanvragen kunnen erg verschillend zijn. Wanneer er wordt verwacht dat het bureau creatief alles geeft wat het in zich heeft, dan is het prettig om alleen duidelijke kaders te geven zoals een deadline, een budget en een doel. Binnen die grenzen kan dan een idee worden ontplooid en zich ontwikkelen binnen deze kaders. Is de aanvraag juist erg specifiek, dan is het gewenst om alle van tevoren bepaalde wensen al juist in kaart te brengen op een overzichtelijke wijze. Probeer in ieder geval alle informatie op een logische wijze te rangschikken en deze overzichtelijk maar compleet aan de studio te presenteren.

Wat vaak onderschat wordt, is de communicatie om een briefing heen. Indien een briefing niet wordt besproken, ontstaat er ruimte voor interpretatie. Een simpel woord kan dan al voor grote verwarring zorgen en zelfs overbodig werk indien er in een laat stadium pas op wordt teruggekomen. Zorg dus ook altijd voor een goede overdracht van de briefing.

Do:

• Presenteer een lijst met wensen en eisen binnen de aanvraag
• Geef een tijdpad aan zodat het bureau kan bepalen of de opdracht te realiseren is binnen gesteld termijn
• Bepaal het budget waarbinnen de opdracht moet worden uitgevoerd
• Brief vereiste (technische) specificaties indien daar rekening mee gehouden moet worden
• Geef een duidelijke omschrijving van doelen zodat deze ook bekend zijn bij het bureau. Wat is het einddoel?
• Geef een duidelijke omschrijving van de achtergrond van de organisatie, welk DNA moet er door het project heen stromen?
• Zorg voor recente contactgegevens in de briefing
• Lever mogelijke assets aan zoals huisstijlelementen, fotografie, videomateriaal of FTP-gegevens als bijlage

Don’t:

• Een volledig gespecificeerde briefing geven waarin geen ruimte is voor creatieve invulling, indien dat wél wordt gewenst van het bureau
• Met beperkte kennis proberen invulling geven aan een specifiek onderdeel van een briefing. Gespecialiseerde mensen weten ook wáárom zij de vraag / eis neerleggen en kennen dus het grotere geheel
• Irrelevante informatie opnemen in de briefing
• Probeer informatie concreet te maken, dus niet vaag of suggestief
• Probeer content en de briefing van elkaar los te koppelen en refereer aan bijlagen

 

Leon van Rees is partner van Supersteil en naast ondernemer vooral ook Project Manager in het dagelijks leven. Interactiviteit en creativiteit zijn onze passie die wij graag met anderen delen. Supersteil richt deze passie op een brede range van digitale dragers, van web tot aan mobile, van connected TV tot aan applicaties.

www.supersteil.com

Dit bericht is geplaatst in berichten. Bookmark de permalink.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *