Hoe beter je schrijvers en fotografen brieft voordat ze voor je bedrijfsblad aan de slag gaan, hoe beter het resultaat aan je wensen voldoet. Het briefingformulier van Redactieprofs helpt je goed op weg.
Het opstellen van een goede briefing is een kunst. Ga er dus echt even voor zitten. Om het je gemakkelijk te maken, hebben Redactieprofs er een invuloefening van gemaakt. Het formulier komt voort uit onze jarenlange ervaring met het schrijven voor en hoofdredactie/eindredactie van bladen en (elektronische) nieuwsbrieven voor organisaties. Met dit briefingformulier stuur je je freelancers goed voorbereid op pad.
| Titel en nummer bedrijfsblad | Geef aan welk blad het betreft en welk nummer. |
| Deadline tekst | Wanneer moet de tekst uiterlijk bij de redactie zijn? |
| Deadline beeld | Wanneer moet de fotografie uiterlijk bij de redactie zijn? |
| Verschijningsdatum | Wanneer is het blad bij de lezer? Voor de schrijver is dat belangrijk, want die schrijft vanuit het perspectief van de ontvanger. |
| Contactpersoon redactie | Geef aan wie de contactpersoon is voor de freelancers en hoe ze deze contactpersoon kunnen bereiken. |
| Contactgegevens schrijver en fotograaf | Het is handig als beiden elkaars gegevens hebben, zodat ze afspraken kunnen maken over de uitvoering. |
| Rubriek of genre | Omschrijf hier het format van de betreffende rubriek of geef het genre aan (soort interview, reportage, rondetafelgesprek etc.). |
| Beeld | Beschrijf je wensen voor de fotografie. Aantal? Reportage? Portret? Sfeerbeelden? Liggend, staand, vierkant? Komt er tekst overheen en zo ja waar? (Meer over beeldredactie: zie het blog van Redactieprofs op www.proflab.nl) |
| Omvang | Wat is het maximum aantal woorden? Bij webtekst is het raadzaam om ook specifiek aan te geven hoeveel tekens de titels, aankeilers en doorleesjes mogen zijn. |
| Opbouw | Hier kun je iets melden over specifieke eisen aan de opbouw, zoals lengte en stijl van (tussen)koppen, fotobijschriften, tekstkaders, lead/intro, streamers etc. |
| Onderwerp | Beschrijf het onderwerp (het liefst in één korte zin). |
| Achtergrondinformatie | Hoe kan de schrijver zich inlezen? Stuur je achtergrondinformatie mee? Zijn er websites waar je naar kunt verwijzen? |
| Te interviewen | Geef voor een vlotte afhandeling niet alleen de namen en nummers, maar ook de e-mailadressen door. Vergeet niet te vermelden welke functie de te interviewen mensen hebben, van welke organisatie/afdeling ze zijn en of ze weten dat de schrijver contact gaat opnemen. |
| Doel | Geef aan wat je graag wilt bereiken met het artikel. Formuleer je doelen zo praktisch, realistisch en meetbaar mogelijk. |
| Aanleiding | Waarom komt het onderwerp nu aan de orde? Wat is de actuele aanleiding? |
| Kernboodschappen | Formuleer bondig en realistisch wat de lezer zou moeten weten/begrijpen/doen na het lezen van het artikel. |
| Mogelijke vragen | Welke vragen wil je in elk geval beantwoord hebben? |
| Insteek/invalshoek | Welke insteek moet de schrijver kiezen? Met andere woorden: wat is het vertrekpunt? Mocht je daar zelf geen idee over hebben, geen nood: schrijvers zijn getraind in het kiezen van een geschikte invalshoek. |
| Valkuilen | Jij kent de ins en outs van de organisatie zelf het beste, dus zorg dat de schrijver zich niet voor de verkeerde karretjes laat spannen. |
| Aanpak | Hier vermeld je bijzonderheden over de uitvoering. Telefonische interviews of interviews op locatie? Fotografie-afspraak tegelijk met interview of los van elkaar? |
| Stijl en schrijfwijzen | Informeer schrijvers over de schrijfstijl en schrijfwijzen die gehanteerd worden in de organisatie en in het blad. Stel eventueel een schrijfwijzer op. Dat scheelt je niet alleen veel eindredactiewerk, ook voor intern gebruik elders in de organisatie is het handig. |
| Inzageronde | Wie moeten het voor publicatie lezen, controleren en accorderen? Verloopt de accordering via de schrijver of via de redactie? |
| Aanleveren tekst | Waar en hoe moet de tekst worden aangeleverd? |
| Aanleveren fotografie | Waar en hoe moeten de foto’s worden aangeleverd? Vaak is het handig de fotograaf te vragen een selectie in lage resolutie te sturen en vervolgens de gekozen beelden in hoge resolutie te laten uploaden op de server van de vormgever. |
Door: Marleen Kamminga
Meer weten over redactie bedrijfsblad? Lees ook
http://www.redactieprofs.nl/proflab/het-redactieschema-als-nuttig-instrument/ en http://www.redactieprofs.nl/proflab/tien-keer-een-andere-invalshoek/
Meer weten over een goede briefing? Lees ook
http://www.redactieprofs.nl/proflab/hoe-krijg-ik-de-tekst-die-ik-wil/
In het BriefingBoek staat nog een voorbeeld van een goede tekstbriefing.
Meer weten over beeldredactie? Lees ook
Beeldredactie in 5 stappen http://www.redactieprofs.nl/proflab/562/
en http://www.redactieprofs.nl/proflab/artikel-0-woorden/