De briefing in crisistijden

“Daar staat de telefoon waar de pers op belt.” Op dat moment begint de telefoon indringend te rinkelen. “Pak maar op.” Het is de kortste briefing geweest, die ik ooit gehad heb. Plaats van handeling: Enschede. Het is kort na de vuurwerkramp en mijn eerste dag als persvoorlichter daar.

In tijden van crisis is er weinig tijd voor een briefing. Paul van der Mark –coördinator van de team Communicatie Vuurwerkramp (CoVu)- stond onder hoge tijdsdruk toen hij deze briefing gaf. Hij heeft me nog gewezen op de schaal waar altijd broodjes lagen en waar ik koffie kon halen. Verder heeft hij nog verteld bij welke jurist ik moest zijn als er beroep werd gedaan op de wet Openbaarheid van Bestuur. De andere leden van CoVu zou ik vanzelf wel tegenkomen, moet Paul gedacht hebben. Dat de telefoon rinkelde was geen toeval. De perstelefoon rinkelde voortdurend.

Op papier was er alleen een lijstje met telefoonnummers van de hoofden van de verschillende afdelingen. Op mijn computer allerhande bestanden die de vele voorlichters voor mij hadden bewaard, alles in een grote bak op de c:/ -schijf. Totaal ongeordend. Niet ideaal om een klus te beginnen, maar wat wil je. Het is crisis. De ramp na de ramp.

Op zulke momenten zeur je niet, je gaat aan de slag. Gelukkig had ik de dagen voordat ik begon alles wat ik maar over de vuurwerkramp kon vinden gelezen. De website van Enschede zelf bleek een rijke bron, maar er waren nog vele andere websites met goede informatie. Journalisten kon ik zo meestal snel te woord staan door naar de juiste webpagina te verwijzen en ook ‘bel maar terug als je daarna nog vragen hebt’ zeggen kost weinig tijd.

Daarom won ik tijd om op zoek te gaan naar mijn feitelijke opdrachtgever binnen de organisatie. Degene die beoordeelt hoe goed het werk is dat je levert en de criteria hiervoor bepaalt. En degene met wie je je opdracht definieert, want uiteindelijk doe je dat samen. En zo komen we dan tot de minimumeisen die volgens mij aan een briefing gesteld mogen worden:
–          wie is de opdrachtgever? dus aan wie rapporteer je?
–          wat is de opdracht? dus welk doel dien je te bereiken?
–          wat zijn de criteria voor succes? dus wat zijn de verwachtingen?

Een briefing bestaat uit woorden op papier of scherm. Minstens zo belangrijk vind ik het briefingsgesprek aan het begin van een interimopdracht. De professional zal hierin nagaan hoeveel ruimte er is om volgens de eigen professionele maatstaven de opdracht te definiëren.  En of de criteria wel reëel zijn. Een goed briefingsgesprek scheelt zo een hoop gedonder achteraf.

Peter Smit
Communicatiestrategie & interim management

Dit bericht is geplaatst in berichten, Uncategorized. Bookmark de permalink.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *