Bij vrijwel elk onderzoek naar een crisis komt het naar voren: de informatie was niet goed, niet tijdig, niet eenduidig en zo meer. Het lijkt wel onlosmakelijk verbonden met een crisis. Daarin schuilt deels een logica. Tijdens een crises is er veel informatie, zijn veel zenders (betrokken partijen, sociale media, pers, getroffenen, bewoners en zo verder) en lijkt het in de praktijk lastig voor officiële instanties het managen van een crisis te combineren met adequate communicatie.
Maar deels zit het ‘m ook in het feit dat het ontbreekt aan een tool om de informatie te managen, overzichtelijk te maken. Mindmappen kan hierin voorzien. Het is op dit moment het enige beschikbare middel dat informatie kan filteren, ordenen én overzichtelijk presenteren. Een mindmap maakt het mogelijk structuur aan te brengen in de eerste, vaak chaotische, uren van een incident. Hierdoor is het mogelijk issues, scenario’s, acties en communicatie scherp te krijgen.
Dat maakt het een effectief instrument voor briefings tijdens bijvoorbeeld vergaderingen van het crisisteam of voor een persconferentie, zoals de mindmap in het BriefingBoek laat zien. Deze is er één in een serie van twaalf die gemaakt is door het hoofd communicatie (en lid van het crisisteam) tijdens een zeer grote brand bij een universiteit. Deze is handgetekend.
Een digitale mindmap maakt de informatie uitwisselbaar voor alle betrokkenen bij de crisis. Deze kan onbegrensd gedetailleerd zijn of alleen focussen op de hoofdlijnen. Door het dichtklappen van takken is tijdens een briefing elke gewenste inkijk in informatie mogelijk: alleen de hoofdtakken en eerste zijtakken (bestuurlijk niveau) of allemaal (uitvoering). Alleen inzoomen op acties of scenario’s waarbij alle andere takken dichtgeklapt worden. Het overzicht en inzicht nemen toe, het managen van crises eenvoudiger.
Dr. Hans Buskes is (interim) communicatiemanager/adviseur, auteur van het boek Meer inzicht en overzicht met mindmappen en was betrokken bij meerdere crisissituaties.